KI-Protokollführer sorgen für HR-Alpträume

(SeaPRwire) –   Guten Morgen!

Arbeitgeber sehen sich einer neuen Gefahrenquelle am Arbeitsplatz gegenübergesetzt: KI-Protokollanten, die nicht wissen, wann sie aufhören sollen zuzuhören. In einigen virtuellen Meetings verlassen Mitarbeiter den Anruf, während ein KI-Assistent zurückbleibt, stillschweigend Tratsch oder abfällige Bemerkungen der verbliebenen Mitarbeiter dokumentiert und anschließend das Transkript an das gesamte Team mailt.

“Diese Probleme verursachen einige der quälendsten Schwierigkeiten”, sagt Joe Lazzarotti, ein Anwalt bei Jackson Lewis, der Unternehmen zunehmend zu KI-Protokollanten-Pannen berät. “Eine der größten Herausforderungen ist einfach, herauszufinden, wie wir das kontrollieren können? Wie schulen wir die Mitarbeiter dazu? Und wie stellen wir sicher, dass wir nicht in die Falle der Ahnungslosen tappen?”

KI-Protokollanten bedeuten nicht immer schlechte Nachrichten. Eine Studie des KI-Assistenten-Startups Read AI in Zusammenarbeit mit der Organisationsverhaltens-Expertin Rebecca Hinds ergab, dass aufgezeichnete Meetings dazu führen, dass einzelne Mitarbeiter fast so viel sprechen wie Manager, wobei Frauen eine 9 % höhere Beteiligungsrate als Männer aufweisen.

Dennoch birgt die Aufzeichnung und Verbreitung sensibler Gespräche echte rechtliche und HR-Risiken. Lazzarotti rät Führungskräften, noch bevor Probleme auftauchen, eine vollständige KI-Prüfung durchzuführen. Dazu gehören die Überprüfung von Governance-, Risiko- und Compliance-Regeln; das Verständnis darüber, welche Daten erfasst werden; die Entscheidung, welche Meetings aufgezeichnet werden sollten; und die Kontrolle darüber, wo Aufzeichnungen und Dokumente gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat.

Unternehmen können auch klare Regeln dafür aufstellen, wann KI-Protokollanten angemessen sind, eine ausdrückliche Offenlegung und Zustimmung vor Aufzeichnungsbeginn verlangen und die Verbreitung von Transkripten einschränken, indem sie automatische E-Mails an gesamte Teams vermeiden. Einige Organisationen entscheiden sich für Zusammenfassungen anstelle von wortgetreuen Transkripten oder statten Meeting-Gastgeber mit einem “Kill-Switch” aus, um die Aufzeichnung zu stoppen, wenn Gespräche in sensibles Terrain abdriften.

Die Schulung der Mitarbeiter ist ebenfalls entscheidend. Die Beschäftigten sollten verstehen, dass aufgezeichnete Meetings eher schriftlichen Dokumenten als privaten Gesprächen gleichen und dass beiläufige Kommentare, die gemacht werden, nachdem andere den Anruf verlassen haben, möglicherweise trotzdem erfasst werden.

“[KI-Protokollanten] könnten ein sehr mächtiges Werkzeug sein, aber es ist nur eine Frage des Durchdenkens, bevor man es einsetzt”, sagt Lazzarotti.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Newsletter wird am Presidents Day pausieren. Wir sind wieder am 23. Februar in Ihren Posteingängen.

Kristin Stoller
Editorial Director, Live Media